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気になる会計ニュース 議事録作成・保存の重要性とポイント

 

はじめに

 

この時期は株主総会が多い傾向にありますが、総会が終わってから作成しなければならない書類があります。それが「議事録」です。

株主総会や取締役会等の議事録は、企業の別なく必ず作成しなければならない、と法律で決められているからです。

 

Ⅰ.なぜ「議事録」は必要なのか?

1:

議事録がないと、税務調査で損金算入が認められなくなるケースがあります。

認められないと、追加の税金を払わなければなりません。

2: 法律で作成と保存が義務付けられており、取締役等は100万以下の過料に処される場合があります。
3: 多額の融資を受ける際には、金融機関側が見せてくださいと必ず確認を求められます。
4: 商業登記が必要な事項が株主総会で決議された場合、議事録が必要となります。

このような理由から、株主総会等の議事録は必ず作成しなければならないのです。

 

Ⅱ.記事録に記載しなければならない事項

 

1: 開催日時、場所
2: 議事の経過の要領とその結果
3: 株主総会、取締役会であがった意見や発言
4: 出席した取締役などの氏名と、議長の氏名
5: 議事録作成に携わった取締役の氏名

などです。

 

Ⅲ.議事録作成の注意点

1: 株主総会で登記が必要な事項が決議された場合、2週間以内に登記しましょう(支店所在地の場合は3週間以内)。役員が再任された時も登記が必要なので、注意しましょう。

※上記の期限を過ぎてからの登記も受理されますが、100万以下の過料に処される場合があります。

2: 会計事務所などが議事録を作成することはできませんので、企業自らが作成する必要があります。ただし、指導、助言はいたします。
3: 議事録には会議の実態を記録します。記録したメモや録音データを保存しましょう。非公開会社で取締役会を設置しない会社において取締役(社長)が意思決定をした場合は、内容を記録した資料を議事録の代わりに作成しましょう。
4: 議事録には議長や出席取締役、監査役の著名または記名押印を貰いましょう。法律上、株主総会の議事録には必要ありませんが、内容確認のために貰いましょう。
5: 会議を開催せずに議事録だけ作成しても、議事録の決議事項が無効、または不存在とみなされます。株主総会や取締役会は、ちゃんと開催しましょう。

 

おわりに

 

今回は議事録について取り上げました。

今後も、タイムリーな内容を中心に皆様に情報を提供いたします。

 

ご不明点などが御座いましたら、当事務所までご連絡ください。